在召开公司年会之前，往往有一个非常重要的环节，就是确定年会的预算。 只有确定了年会的预算，并把钱交到财务部，年会才能正常进行。 年会预算由哪些部分组成？
交通费：
年会组织人员在负责采购年会所需物品时，往往会产生一定的交通费用。
会议场地费用：
1：音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油性笔、粉笔等，但不包括一些非常规设施——如投影设备、临时装饰品、展示架等。额外预算也可需要讲台发言线。
2：对于多媒体系统、录像设备等公司年会酒店，租赁时通常需要支付一定的押金，租赁费用包括设备的技术支持和维护费用。 值得注意的是，租赁时应对设备的各项功能参数提出具体要求（通常可以咨询专业的会议服务公司以获得最合适的性价比），否则可能会影响会议的进行。 此外，由于这些会议设施的品牌、产地和新旧不同，租赁价格可能相差很大。
住宿费用：
一些公司或企业的年会是滑雪活动或旅游活动等，这样的年会会产生一定的住宿费用。
正常的住宿费用不仅与酒店星级、房型等因素有关，还与房间内开通的服务项目有关——如房间内的远程通讯、洗衣、迷你吧饮品、一次性零钱等衣服、网路、水果的供应等服务是否开放有关。 年会主办方应当明确酒店应当关闭或者开放的服务项目和范围。
餐饮费用：
1：早餐一般为自助餐，当然也可以采用围桌用餐，费用按人数计算（但考虑到会议用餐的特殊性和原材料准备，两者的区别预计就餐人数和实际就餐人数不应超过 15%，否则餐厅拒绝按实际服务人数付费，而是按预订人数收费）。
2：中餐和午餐基本都是晚餐，可以是人数预算-自助餐，也可以是桌位预算-围桌。 如果主人希望酒水自取而不是餐厅提供，餐厅可能会收取一定的服务费。
3：通常在高星级酒店餐厅就餐公司年会酒店，餐厅是不允许主办方外带酒水消费的。 如果可以外带饮品饮用，餐厅通常需要额外收取服务费。 在高星级酒店举办的会议和宴会，通常在基本消费水平的基础上收取15%左右的服务费。
视听设备：
设备运输、安装调试，控制技术支持成本。
演员和节目：
通常，可以根据节数来选择和计算节目——预算数额通常与节目演出的难度和参加人数正相关。 如果在合适的地点有固定的演出，那么预算就很简单了，和看演出的人数成正相关——特别演出或者包场演出除外。
杂费：
杂费是指在展览过程中因一些临时安排而产生的费用，包括印刷、临时运输和装卸、纪念品、模型和礼仪服务、临时道具、传真和其他通讯、快递服务、临时医疗、翻译和指导、临时商务用车、货币兑换等。 杂项费用的预算难以计划，不可预见的费用通常可以加入会议事务的预算中作为灵活的解决方案。
这是年会主办方在确定年会预算时需要考虑的预算项目。 预算往往不是100%确定的，但应尽可能缩小预算与实际支出之间的差距。
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